Menu Transaksi Persediaan Masuk Pada Aplikasi Persediaan, Ini Dia Pembahasannya

Pembahasan penggunaan menu-menu transaksi berdasarkan Aplikasi Persediaan versi 17.1 yang terdiri dari :  Persediaan Masuk, Persediaan Keluar, Koreksi, Hasil Opname Fisik; dan  Penghapusan Usang/Rusak.

 

Sebelum pengunaan masing-masing menu tersebut diatas, terdapat hal-hal umum yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian Aplikasi Persediaan sebagai berikut :

a. Penentuan Satuan Unit Persediaan.

Nilai satuan unit persediaan dapat berupa biji, buah, liter, cc, gram, kilogram, meter, cm dll. Satuan unit direkam pada tabel referensi barang masing-masing satker.  Penentuan satuan unit mengikuti satuan pada saat persediaan tersebut digunakan.  Misalnya:

• Suatu persediaan pada umumnya digunakan per gram. Maka satuan unit yang digunakan adalah gram, walaupun pada saat pembelian (kuitansi/BAST) dinyatakan dalam satuan kilogram.  
• Pada kasus ini apabila pembelian pada kuitansi sebanyak 10 kilogram dengan harga Rp.10.000,-/kilogram (Total Rp.100.000,-), pada aplikasi Persediaan diinput sebanyak 10.000 gram dengan harga Rp.10,-/gram (Total Rp.100.000,-)  

b. Harga satuan dalam Rupiah penuh (tidak dapat bilangan desimal/terdapat koma).

Dalam hal harga pembelian setelah dibagi dengan jumlah unit menghasilkan bilangan desimal, maka beberapa unit diinput dengan harga pembulatan ke atas dan beberapa unit diinput dengan harga pembulatan ke bawah.  Misalnya:

• 3 unit barang total seharga Rp 10.000,- maka barang tersebut diinput dengan 2 unit seharga @ Rp 3.333,- dan 1 unit seharga Rp 3.334,-. 
• 700 unit barang total seharga Rp 1.000.000,- maka barang tersebut diinput dengan 400 unit seharga @ Rp 1.429,- dan 300 unit seharga Rp 1.428,-.  

Menu Transaksi Persediaan Masuk

Selanjutnya, penjelasan penggunaan menu Persediaan Masuk, sebagai berikut, Menu Persedian Masuk terbagi menjadi menu-menu : 

1. Saldo Awal 
2. Pembelian 
3. Transfer masuk 
4. Hibah Masuk 
5. Rampasan 
6. Perolehan Lainnya 
7. Reklasifikasi Masuk  

Saldo Awal (Kode Transaksi M01)

Menu ini digunakan untuk menginput persediaan yang diperoleh sebelum Tahun Anggaran Berjalan, yang belum dibukukan pada Aplikasi Persediaan, baik diperoleh dengan pembelian, transfer masuk, rampasan, perolehan lainnya ataupun reklasifikasi masuk. Pencatatan transaksi ini dibuktikan dengan dokumen sumber persediaan masuk dengan tanggal tahun anggaran yang Lalu.

Ilustrasi : 

Terdapat Pembelian ATK berupa Stabillo pada tanggal 10 Desember 2016 sebanyak 100 buah senilai Rp 1.500.000 yang belum dibukukan di tahun 2016 pada aplikasi persediaan. Transaksi tersebut baru dibukukan pada tanggal 13 Mei 2017 dengan BAST nomor 01/KW/12/16.

Pada Aplikasi Persediaan, pembelian ATK tersebut diinput pada menu Saldo Awal dengan tanggal dokumen sesuai tanggal pada Dokumen (10-12-2016), sedangkan tanggal buku diisi dengan tanggal diketahuinya pembelian tersebut belum diinput.

Jurnal yang dihasilkan atas penginputan tersebut adalah :  

Pembelian (Kode Transaksi M02)

Menu ini digunakan untuk menginput persediaan yang diperoleh dengan belanja yang melalui APBN (DIPA Satker) pada tahun anggaran berjalan. Belanja persediaan melalui APBN tersebut selain dengan dokumen SPM/SP2D, juga SP3B-BLU/SP2B-BLU, SP3, termasuk dari SP2HL/SPHL (Hibah Langsung berupa uang).

Beberapa kriteria yang wajib diperhatikan dalam pencatatan pada menu persediaan sebagai berikut :

1. Memastikan bahwa barang persediaan benar-benar berasal dari akun BAS yang merupakan lingkup akun khusus belanja barang persediaan (akun 5218XX, 523XXX, 52512X, 526XXX dan 527XXX) yang sesuai Kepdirjen Bagan Akun Standar yang terbaru. 
2. Metode pencatatan persediaan bersifat perpetual sehingga setiap ada persediaan masuk maka wajib diinput dan berdasarkan dokumen penyerahan barang (misalnya: BAST).  
3. Nilai persediaan yang diinput adalah harga pembelian persediaan tersebut ditambah PPN ditambah biaya-biaya lain yang dikeluarkan untuk memperoleh persediaan tersebut (biaya penanganan dan biaya pengangkutan)  dikurangi potongan harga dan rabat. 
4. Jenis kodefikasi barang yang digunakan/dibuat harus mengacu pada fisik barang dan jenis belanja akun persediaan yang digunakan.  
5. Selalu menginput kode asal akun belanja pembelian atas persediaan  

Ilustrasi : 

Pada bulan Nopember satker xxx memperoleh pengiriman pembelian barang berupa Alat Tulis Kantor untuk keperluan operasional satker xxx dari rekanan PT. Maju Terus senilai Rp 15.000.000,- yang akan dibayarkan dengan SP2D-LS pada akhir November 2017. Atas transaksi tsb. Satker melakukan penginputan perolehan persediaan tersebut pada menu Pembelian.

Jurnal yang dihasilkan atas penginputan tersebut adalah :

Berdasarkan jurnal diatas, penggunaan menu Pembelian akan menghasilkan akun “Persediaan yang Belum Diregister”. Akun ini akan diterima oleh Aplikasi SAIBA dan akan   tereliminasi secara otomatis pada saat Aplikasi SAIBA merekan SP2D-LS pembayaran pembelian persediaan tsb. pada akhir November 2017.

Apabila pembelian persediaan tersebut hingga akhir tahun tidak dilakukan pembayaran, maka Aplikasi SAIBA dalam mengeliminasi akun “Persediaan yang Belum Diregister” menggunakan input Jurnal secara manual sebagai berikut :

Transfer Masuk (Kode Transaksi M03) 

Menu ini digunakan untuk merekam data persediaan dari hasil kiriman (transfer) satker lainnya dalam lingkup Pemerintah Pusat. Pencatatan transaksi ini dilakukan berdasarkan BAST satker pemberi dan satker penerima persediaan.

Satker penerima menginput harga satuan barang persediaan berdasarkan informasi dari satker pengirim. Jika informasi harga satuan barang persediaan tidak ada, satker penerima meminta informasi tersebut ke satker pengirim (dalam hal ini, satker penerima dapat meminta Daftar Transaksi Transfer Keluar dari satker pemberi).

Satker berkewajiban mengisi kolom Kode Organisasi Pengirim dalam rangka pengawasan monitoring data Transfer Masuk dan Transfer Keluar pada Aplikasi e-Rekon-LK. Setelah diinput, satker penerima menginformasikan kepada Satker pengirim bahwa persediaan telah diinput beserta harganya.

Hal di atas bertujuan untuk memastikan:

• nilai transfer masuk pada satker penerima dengan nilai transfer keluar pada satker pengirim sama; 
• jenis persediaan pada satker penerima dengan jenis persediaan pada satker pengirim sama; 
• periode pencatatan transfer masuk pada satker penerima dengan periode pencatatan transfer keluar pada satker pengirim sama; 
• menghindari adanya selisih antara akun transfer keluar dengan akun transfer masuk.

Catatan:

Selisih antara transfer masuk dengan transfer keluar merupakan salah satu temuan signifikan BPK pada pemeriksaan LKKL/LKPP Tahun 2016, agar masing-masing KL membuat pengawasan atas transfer masuk dan transfer keluar.

Untuk memudahkan pengawasan tersebut, pada update Aplikasi Persediaan 17.1 telah diberikan fasilitas untuk mencatat kode organisasi satker pengirim saat transaksi Transfer
   
Masuk dengan uraian kode BA, Es1, Wilayah, Satker, SubSatker dan Kode Kewenangan. Hasil jurnal atas transaksi tersebut akan di upload melalui Aplikasi SAIBA untuk kemudian menjadi alat untuk monitoring selisih Transfer Masuk dan Transfer Keluar di e-Rekon&LK.
 
Ilustrasi :

Satker XXX menerima persediaan (barang konsumsi) sejumlah 100 buah dengan harga masing-masingnya Rp10.000,- (tertulis dalam BAST dengan satker pengirim). Jurnal yang dihasilkan:

 

Hibah Masuk (Kode Transaksi M04) 

Menu ini digunakan untuk mencatat/menginput persediaan yang diperoleh dari entitas lain di luar pemerintah pusat yang diberikan sebagai hibah langsung bentuk barang kepada pemerintah pusat pada tahun anggaran berjalan. Hibah dapat berasal dari masyarakat, lembaga keagamaan, lembaga sosial atau lembaga kemasyarakatan lainnya dan pemerintah daerah, baik dari dalam negeri maupun luar negeri.

Pencatatan transaksi ini dilakukan berdasarkan BAST hibah langsung. Apabila dalam BAST Hibah Langsung tidak mencantumkan harga, maka Kuasa Pengguna Barang melakukan estimasi nilai wajar dari persediaan tersebut.

Apabila dalam BAST Hibah Langsung terdapat persediaan dengan harga dalam valuta asing, maka harganya dijabarkan ke dalam rupiah berdasarkan kurs tengah BI pada tanggal BAST. 
Pencatatatan (input) pada Aplikasi Persediaan, tidak perlu menunggu terbitnya Register Hibah dan Pengesahan Hibah (MPHL-BJS). Tanggal Buku yang diisi pada Aplikasi Persediaan adalah tanggal BAST.

Ilustrasi :

Satker KPU Provinsi DKI Jakarta memperoleh hibah langsung bentuk barang berupa kertas dari Pemerintah Provinsi DKI Jakarta senilai Rp 15.000.000,- berdasarkan BAST.
Maka jurnal yang terbentuk otomatis dari Aplikasi adalah :

 

Rampasan (Kode Transaksi M05) 

Menu ini digunakan untuk menginput perolehan persediaan dari hasil rampasan. Pengelolaan Barang Rampasan Negara diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 03/PMK.06/2011 dan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana yang menyatakan bahwa perampasan akan diikuti dengan perintah tindakan lebih lanjut sesuai keputusan pengadilan terhadap barang rampasan antara lain: 

• dirampas untuk kemudian dilelang, dan disetorkan kepada kas negara; 
• dirampas untuk kemudian dimusnahkan; 
• dirampas untuk diserahkan kepada instansi yang ditetapkan guna dimanfaatkan, dan 
• dirampas untuk digunakan sebagai bukti terhadap perkara pidana yang lain. 

Barang Rampasan dalam persediaan yang dimaksud memenuhi dengan kriteria sbb: 

1. Perolehan barang/perlengkapan dari hasil rampasan yang telah ditetapkan berdasarkan putusan pengadilan yang berkekuatan hukum tetap sesuai dengan mekanisme yang diatur dalam Peraturan Bersama Kepala Kepolisian Negara, Jaksa Agung RI, KPK dan Menteri Hukum dan HAM RI, Mahkamah Agung RI dan Menteri Keuangan RI No.160 Tahun 2012 tentang Sinkronisasi Ketatalaksanaan Sistem Pengelolaan Benda Sitaan dan Barang Rampasan Negara;  
2. Memenuhi kriteria definisi pengakuan persediaan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah dan memiliki masa manfaat satu tahun atau 12 (dua belas) bulan atau direncanakan akan dijual/diserahkan kepada masyarakat/melalui proses lelang;  
3. Telah memiliki pengukuran nilai yang handal baik melalui nilai harga perolehan/nilai harga pasar atau pun melalui penilaian sendiri (tidak bernilai Rp.1,-) 

Dokumen Sumber  

1. Foto  copy  petikan  putusan  pengadilan (petikan putusan merupakan kutipan isi dari putusan yang memuat amar putusan majelis hakim) yang telah dilegalisasi  untuk  perkara yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap;   
2. Lampiran daftar barang rampasan berupa kuantitas, kualitas dan harganya. 

 Catatan Khusus 

1. Untuk kepentingan penyajian LK, Benda Sitaan tersebut dapat di input sementara pada Aplikasi SIMAK pada menu Transaksi BMN – Barang Pihak Ketiga - Perolehan BMN Pihak Ketiga;  
2. Apabila telah terdapat putusan pengadilan berkekuatan hukum tetap, Benda Sitaan dihapuskan dari Aplikasi SIMAK menu Transaksi BMN – Barang Pihak Ketiga - Penghapusan BMN Pihak Ketiga  
3. Biasanya hanya Satker-Satker tertentu yang diberi kewenangan melaksanakan (merampas) Benda Sitaan tersebut.   

Ilustrasi Transaksi 1 

Pada tanggal 12 Februari 2014, Komisi Pemberantasan Korupsi telah menetapkan  bahwa jaksa bidang penuntutan pidana khusus Kejaksaan Tinggi DKI Jakarta, Sdr. Samuji, sebagai tersangka. Sdr. Samuji disangka telah menerima suap dari terdakwa kasus korupsi dana Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kota Jakarta, atas kasus tersebut  KPK telah menyita barang bukti berupa uang sebesar Rp. 333.333,- dan benda sitaan berupa Laptop merek Dell yang telah ditaksir menurut harga pasar sebesar Rp.20.000.000, dan diserahkan pengelolaanya kepada RUPBASAN.

Perlakuan Transaksi 1 

• Uang Sitaan tidak menghasilkan jurnal pada aplikasi persediaan, ditampung dalam rekening dan belum disetor ke kas negara 
• Benda Sitaan laptop tidak menghasilkan jurnal pada aplikasi persediaan 
• Seluruhnya diadministrasikan secara tertib kepada unit kerja penanggung jawab 

Ilustrasi Transaksi 2 

Pada tanggal  20 Desember 2016, perkara ini telah memperoleh kekuatan hukum tetap berdasarkan petikan putusan pengadilan sehingga secara administratif mengubah status Laptop sebagai Basan (Barang Sitaan) yang disimpan menjadi Baran (Barang Rampasan), dan kemudian oleh KPK berencana melakukan lelang eksekusi barang sitaan/rampasan  tersebut di muka umum


Perlakuan Transaksi 2

1. Barang rampasan diinput menggunakan menu Rampasan dengan kode 05-Persediaan Untuk Dijual/Diserahkan pada digit 4 dan 5 dan Kode 01-Persediaan Untuk Dijual/Diserahkan pada digit 6 dan 7 pada  Menu Referensi Tabel Barang  dan diberikan identitas khusus tambahan kata  “Rampasan” pada kolom nama barang;  
2. Pastikan transaksi perolehan atas barang rampasan diinput pada menu transaksi Persediaan masuk – rampasan.  

Informasi Jurnal  

Perolehan Lainnya (Kode Transaksi M06)

Menu ini digunakan untuk merekam data persediaan tahun anggaran berjalan yang tidak berasal dari Saldo Awal, Pembelian APBN, Transfer Masuk, Hibah, Rampasan, dan Reklasifikasi Masuk.   
   
Contoh pemakaian menu ini antara lain: 

• Pencatatan hewan, ikan, dan tanaman untuk dijual/diserahkan ke masyarakat/Pemda hasil pengembangbiakan; 
• Barang-barang hasil gratifikasi yang sudah dilaporkan/diserahkan ke Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) dan ditetapkan akan dijual; 
• Perolehan barang persediaan dari hadiah/undian berhadiah. 

Ilustrasi :

Satker x melakukan pengembangbiakan sapi dan menghasilkan anakan sapi sebanyak 5 ekor yang ditujukan untuk dijual (umur 6 bulan - 1 tahun, berdasarkan PP yang dikeluarkan KL yang bersangkutan, dihargai Rp 1.000.000,-/ekor). Satker mencatat perolehan persediaan tersebut kedalam Aplikasi Persediaan dengan menggunakan menu Perolehan Lainnya.

Jurnal yang terbentuk :

 Reklasifikasi Masuk (Kode Transaksi M07) 

Menu ini khusus digunakan untuk mencatat transaksi pengakuan/perolehan persediaan secara definitif (kelompok barang 1.01.05.01.xxx.xx) sesuai dengan jenis masing-masing persediaan, dimana sebelumnya perolehan persediaan tersebut berasal dari beberapa termin pembayaran selama tahun anggaran berjalan/lintas tahun, yang sebelumnya dicatat sebagai persediaan dalam proses (kelompok barang 1.01.09.xx.xxx.xx).

Dokumen sumber 

1. BAST uang/barang 
2. Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan 
3. SP2D termin pembayaran atas belanja akun 526 

Catatan Khusus 

1. Pada dasarnya kodifikasi barang persediaan berupa persediaan dalam proses harus disesuaikan dengan akun belanja pembentuknya misalnya akun 521822 (barang dalam proses produksi), yaitu yang masih memerlukan pengerjaan lebih lanjut sebelum barang itu dijual/diserahkan (misalnya: bantuan sarana/prasarana) kepada pihak lain; 
2. Reklasifikasi masuk dan keluar antara sub-sub kelompok barang tidak bisa dilakukan, kecuali apabila sebelumnya dicatat sebagai sub-sub kelompok barang “barang dalam proses” atau “barang dalam proses lainnya”; 
3. Untuk perubahan kode barang dapat dilakukan dengan cara reklasifikasi/koreksi, dengan lakukan koreksi nihil untuk kode lama, dan inputkan nilai yang telah dikoreksi sesuai kode yang benar; 
4. Proses reklasifikasi masuk atas transaksi bantuan sarana/prasarana (akun belanja 526) harus dilakukan dalam tahun berjalan, tidak diperkenan untuk lintas tahun.

Ilustrasi Transaksi